Доступ в системе раздаётся ролями. Шесть создаются автоматически, любую можно изменить или завести свою.
| Роль | Кто это | Что видит по умолчанию |
|---|---|---|
| Собственник | Владелец компании | Всё: сделки, клиенты, настройки, команду, деньги |
| Руководитель | Заместитель владельца | То же, кроме передачи владения компанией |
| Руководитель группы | Старший в отделе | Свои записи и записи своих подчинённых |
| Диспетчер | Приём и распределение заявок | Входящие, клиентов, расписание |
| Менеджер | Агент, юрист, инженер | Только своих клиентов и свои сделки |
| Читатель | Смотрит, но не меняет | Просмотр без редактирования |
Право даётся не «на раздел», а на действие и охват: читать своих клиентов, читать клиентов команды, читать всех. Отдельно снимается право видеть чужие телефоны и выгружать базу в файл — это защита базы от увода. Настраивается в Настройки → Роли.
Как позвать сотрудника
- Настройки → Команда → «Пригласить».
- Укажите имя, почту и роль.
- Нажмите «Отправить приглашение».
Сотрудник получает ссылку, переходит, задаёт себе пароль и сразу может работать. Ссылка живёт семь дней.
Письмо может не дойти — почта зависит от настройки домена. Поэтому рядом с приглашением всегда есть кнопка «Копировать ссылку»: отправьте её в WhatsApp, это самый надёжный путь.
Сотрудник появился во время импорта
При импорте задач или проектов из файла система может встретить исполнителя, которого ещё нет в системе. Тогда она предложит создать его на месте: имя и почта. Профиль появляется сразу, задачи на него уже назначаются, а ссылку на установку пароля он получит отдельно.
Один человек в двух компаниях
Если у вас две организации в системе и один и тот же сотрудник нужен в обеих, приглашение на тот же адрес отклоняется: «этот email уже зарегистрирован». Это не сбой — один аккаунт работает в одной компании, и именно на этом держится разделение данных между организациями.
Выход простой: пригласите человека на другой адрес. У Gmail работают
адреса с плюсом — имя+бэс@gmail.com приходит в тот же ящик, а система
считает его отдельным. У сотрудника будет два входа: в какую компанию
войти, определяет адрес, которым он вошёл. Роли и права в двух компаниях
настраиваются независимо, данные между ними не пересекаются.
Переносить существующий аккаунт из одной компании в другую не нужно и нельзя: его клиенты, сделки и задачи остаются в прежней компании.
Приглашения, которые ещё не приняли
В Настройки → Команда над списком сотрудников есть раздел «Ожидают принятия». По каждому приглашению можно:
- Переотправить — создаёт новую ссылку, старая перестаёт работать;
- Копировать ссылку — чтобы передать её мессенджером;
- Отозвать — приглашение аннулируется.
Смена роли
Настройки → Команда → выпадающий список напротив имени. Изменение действует сразу, при следующем действии сотрудника.
Себя понизить нельзя — иначе в компании не осталось бы никого, кто может раздавать права.
Кто кому подчиняется
В том же списке у каждого сотрудника указывается руководитель. Из этих связей складывается «команда»: руководитель видит записи своих людей, и по ним же считается его аналитика.
Когда сотрудник уходит
Увольнение — это «Отключить доступ», а не удаление. Значок с человечком напротив имени.
Что происходит:
- Система показывает, что на человеке висит: клиенты, сделки, незакрытые задачи, объекты, проекты и будущие встречи.
- Вы выбираете, кому это передать. Перейдёт всё перечисленное, кроме прошедших встреч — их действительно проводил он.
- Если у принимающего на то же время уже назначена встреча, она не перенесётся: система скажет, сколько таких, и их нужно переставить руками.
- Доступ пропадает сразу: человек не войдёт, даже если у него открыта вкладка.
Его комментарии в карточках, звонки в журнале, проведённые встречи и записи о премиях остаются на месте и дальше подписаны его именем. Историю компании увольнение не переписывает.
Передумали — тем же значком доступ возвращается.
Кнопка «Удалить» осталась только для учётной записи, заведённой по ошибке. Если человек успел поработать, система откажет и предложит отключение: удаление стёрло бы его переписку и записи о премиях вместе с ним.
Безопасность приглашений
- Ссылка одноразовая: после того как по ней задали пароль, она больше не работает.
- В базе хранится не сама ссылка, а её отпечаток — даже выгрузка базы не даёт возможности принять чужое приглашение.
- Нельзя пригласить почту, которая уже заведена в другой компании.
- Ограничение на подбор: десять попыток на одно приглашение. Целому отделу, который заходит из одного офиса, это не мешает.
Частые вопросы
Можно ли одного человека в две компании? Нет: один профиль — одна компания.
Сотрудник забыл пароль. Ссылка «Забыли пароль» на странице входа. Либо владелец нажимает «Сбросить пароль» в команде и передаёт новую ссылку лично.
Письмо с приглашением не пришло. Так бывает, пока домен отправителя не подтверждён. Используйте «Копировать ссылку» и мессенджер — результат тот же.
Нужно временно отключить человека. Это и есть «Отключить доступ»: вернуть можно в любой момент, ничего не теряется.