Материалы и склад

Модуль отвечает на вопрос, который обычно не знает никто: что осталось после объекта и где это лежит. Расход считается сам — ежедневно ничего записывать не нужно.

Раздел появляется, только если модуль подключён компании.

Три события вместо ежедневного учёта

Материал движется тремя документами, остальное система считает сама:

1. Закупка — купили на объект или на склад.
2. Акт остатков — в день закрытия объекта записали, что осталось и куда уходит.
3. Выдача со склада — отдали остаток на новый объект.

Расход объекта = закуплено + получено − остаток по акту − передано. Пока акта нет, в колонке «Расход» видно то, что числится на объекте; после акта — то, что реально израсходовано.

С чего начать

1. Создайте склад — кнопка на экране «Склад». Это служебный объект, он не закрывается и не удаляется.
2. Загрузите начальные остатки — файлом после первого пересчёта. Позиции, которых нет в справочнике, заведутся сами.
3. Дальше работайте документами.

Документы

Пока документ в черновике, остатки его не видят. Влияет только подтверждённый.

Правила, о которые чаще всего спотыкаются

• Объект нельзя закрыть без акта остатков. Если выносить нечего — оформите акт с отметкой «Остатков нет».
• Нельзя выдать больше, чем есть. Отказ назовёт позицию и скажет, сколько не хватает.
• Подтверждённый документ не редактируется. Ошибка исправляется сторно — это делает техдиректор, с комментарием, и в истории видно, кто и что исправил.
• Ставьте дату документа, а не дату ввода. Выдали вчера, оформили сегодня — ставьте вчерашнее число, иначе остаток посчитается не на тот день.
• Брак из акта входит в расход объекта и показывается строкой «из них брак»: материал куплен и потрачен, просто не смонтирован.

Цены

Цена берётся из накладной, а на складе пересчитывается в скользящую среднюю. Пример: приняли 120 м по 100 сом, выдали 100 м, купили 80 м по 130 — на складе 100 м по 124 сома.

Если цены нет (старые остатки), техдиректор вводит её вручную с пометкой оценка — пометка видна во всех отчётах, чтобы такую стоимость не путали с подтверждённой накладной.

Что видно на экранах

• Склад — что лежит, в каком состоянии, почём и на какую сумму. Поиск по части слова, фильтр по состоянию, выгрузка в Excel.
• Карточка объекта → «Материалы» — по каждой позиции: закуплено, получено, остаток по акту, расход и сумма, плюс список документов.
• История позиции — нажмите на строку в любой из этих таблиц. Видно каждое движение: дата, документ, откуда и куда, сколько, кто внёс и кто подтвердил. С этого обычно и начинается разбор, когда остаток не сходится с тем, что видно глазами.

Смета-факт по материалам

Если в карточке объекта заполнено поле «Материалы по смете», на вкладке «Материалы» появляется сравнение: смета, расход по факту и отклонение в сомах и процентах. Поле отдельное от бюджета проекта: бюджет — про весь договор, и сравнивать с ним расход материалов бессмысленно.

Что по смете не израсходовали

Если факт по объекту загружен файлом, система сама видит строки, где по смете было больше, чем израсходовали: смета 18 м, факт 14 м — значит четыре метра где-то лежат. Над таблицей смета-факта появляется полоса: «не израсходовано по смете: 4 позиции на 24 680 сом» и кнопка «Оприходовать на склад».

Само ничего никуда не уходит. Кнопка открывает окно, где видно каждую позицию, количество можно поправить, а ненужные — снять галочкой. Документ называется «Оприходование излишка» и, как любой складской документ, влияет на остатки только после подтверждения.

Почему не автоматически: разница между сметой и фактом не доказывает, что материал есть. Могли купить ровно столько, сколько потратили, а объект может быть ещё в работе — тогда «неизрасходованное» это просто несделанная работа. Решает человек.

Что в окно не попадёт и почему будет написано прямо там:

• позиции в «усл» и «час» — остатка «1 непредвиденный расход» не бывает;
• строки, где единица сметы и единица факта разные, — пересчитывать метры в тонны система не станет;
• позиции, которые на складе заведены в другой единице;
• строки без цены: остаток по нулю обесценил бы склад молча;
• то, что уже оприходовали раньше — повторно кнопка это не предложит.

Цена берётся из файла факта, а если её там нет — из сметы, и помечается как оценка: это не накладная.

Новые позиции справочника заводятся по названию из сметы. Если похожая позиция уже есть, рядом будет написано «похоже по написанию: …» — но выбрать за вас система не может и не будет. На живом примере: «Кабель ВВГнг 3х2.5» и «Кабель ВВГнг 5х6» похожи сильнее, чем тот же кабель, записанный как «Кабель ВВГ нг 3*2,5». Любое автоматическое слияние склеило бы разные сечения. Дубли, если появятся, склеиваются вручную в справочнике.

Акт остатков всё равно нужен. Оприходование излишка его не заменяет: закрыть объект без акта по-прежнему нельзя. Если весь остаток уже уехал на склад этим документом, акт оформляется с отметкой «Остатков нет».

Перерасход (факта больше сметы) документом не оформляется — система не может знать, откуда взялся лишний материал. В окне будет сказано: «сверх сметы 2 м — закупки в учёте нет», и закупку нужно оформить самому.

Инвентаризация

Кнопка на экране «Склад». Система подставляет учётное количество, вы вписываете фактическое и сразу видите разницу. Пустое поле означает «эту позицию не считали» — в документ она не попадёт.

После подтверждения техдиректором остаток становится равен факту, а сам пересчёт остаётся в истории позиции наравне с закупками и выдачами.

Сводка

На экране «Склад» руководителю видно главное без выгрузок: стоимость склада по состояниям, списанный брак с начала месяца, объекты, где расход вышел за смету, и объекты, закрытые без акта (такие могли остаться только с момента до запуска модуля).

С телефона

Акт остатков и выдача заполняются на объекте: позиция ищется по части слова, фото накладной или подписанного акта снимается камерой прямо из формы.