Эта статья про самое дорогое место в проекте — то, где объём тихо растёт, а цена остаётся прежней.
Главный принцип простой: руководитель проекта первым отвечает за содержательный разбор любого договорного документа. Не юрист, не куратор. Вы не обязаны быть юристом, но обязаны понимать, что мы обязуемся сделать, за сколько, в какой срок, какой результат передаём и что будет при нарушении. Юрист подключается после вас и проверяет правовую сторону.
Клиент о чём-то попросил
Любая просьба клиента выполнить работы, подготовить результаты, провести согласования или сдвинуть сроки, если этого нет в договоре, — это предложение изменить договор. Неважно, как она пришла: голосом, по телефону, в WhatsApp или письмом.
Что делать — вкладка «Обращения» в карточке проекта:
- Нажмите «Зарегистрировать обращение». Укажите форму обращения, дату, от кого и что просят — своими словами.
- Система поставит вам задачу ответить до конца следующего рабочего дня и уведомит куратора.
- Нажмите «Текст ответа» — готовый текст скопируется в буфер. Отправьте его клиенту по почте.
- Когда ответили — «Ответ отправлен».
Что писать клиенту, пока решения нет: подтверждение, что обращение получено и принято к рассмотрению, и срок, когда вернётесь с ответом. Всё.
Чего писать нельзя: «хорошо, сделаем», «без проблем», «учтём». Такие фразы читаются как согласие, и потом это будет наша позиция в споре. Даже если очевидно, что просьба пустяковая.
Договорённость, достигнутая голосом или в мессенджере, в тот же день подтверждается письмом. Переписка по изменениям ведётся там, где сохраняется история.
Какой трек: упрощённый или полный
Глубина разбора должна соответствовать значимости документа. Уточнение реквизитов не нужно гонять через юриста и согласование.
Упрощённый трек — документ не влияет на стоимость, сроки, объём результатов и ответственность: смена контактного лица, уточнение реквизитов, техническая правка формы. Вы закрываете вопрос сами и сообщаете куратору в рабочем порядке. Форма изменения не заполняется.
Полный трек — всё остальное.
При регистрации обращения есть список триггеров коммерческой защиты. Отметьте те, что относятся к делу:
- растёт объём работ без увеличения цены;
- сокращаются сроки без изменения стоимости;
- появляются новые результаты или согласования;
- меняется порядок оплаты или откладывается платёж;
- уменьшается аванс;
- вводятся новые основания для удержания оплаты;
- растёт ответственность компании;
- появляются новые штрафы или гарантии;
- заказчик получает дополнительные права;
- компания отвечает за действия третьих лиц;
- изменяется предмет договора.
Отметили хотя бы один — упрощённый трек становится недоступен, система переключит на полный. При сомнении применяется полный трек: по умолчанию в форме стоит именно он.
Три уровня существенности
Когда изменение нужно провести по документу, в карточке паспорта нажмите «Изменить параметры». Система сама определит уровень по вашей оценке влияния и покажет его до отправки.
| Уровень | Когда | Кто решает |
|---|---|---|
| Уровень 1 | Влияние не больше 3 % цены договора и не больше 5 рабочих дней, ни одного признака существенности | Вы сами. Изменение вносится сразу, куратор информируется |
| Уровень 2 | Влияние от 3 до 10 % цены или от 5 до 15 рабочих дней | Вы вместе с юристом. Куратор информируется до подписания |
| Уровень 3 | Влияние больше, либо затронут любой признак существенности | Куратор. По предмету договора, цене, оплате, ответственности, гарантиям и расторжению — утверждает генеральный директор |
Признаки существенности — они относят изменение к третьему уровню независимо от суммы: предмет договора, цена, порядок и сроки оплаты, размер аванса, основания удержания оплаты, ответственность и штрафы, гарантии, порядок расторжения, ответственность за действия третьих лиц.
Числовые пороги настраиваются: приведённые 3 % / 10 % и 5 / 15 рабочих дней действуют, пока не утверждены другие.
Кто именно утверждает изменение по признаку существенности, зависит от настройки: если такой человек указан, его шаг встанет в маршрут после визы куратора. Если не указан — решение остаётся за куратором, и в маршруте будет видно, по какому признаку изменение отнесено к третьему уровню.
Оценивайте влияние честно. Если оставить поля «влияние на срок» и «влияние на стоимость» пустыми, система не опустит уровень до первого — сомнение всегда трактуется в пользу более высокого уровня.
Форма изменения
Одна форма на всё: она же идёт юристу, она же куратору, повторно описывать документ где-то ещё не нужно.
Что заполняет руководитель проекта:
- инициатор изменения — заказчик, компания, субподрядчик или госорган — и основание: письмо, допсоглашение, обращение в мессенджере;
- дата получения документа — от неё считается срок прохождения;
- что и почему меняется, параметры до и после (старые значения подставятся сами);
- влияние: на срок в рабочих днях, на стоимость в сомах и в процентах от цены договора, на объём, на ресурсы;
- влияние на договоры с субподрядчиками — если работы затрагивают внешних исполнителей;
- юридический риск и конкретные вопросы юристу;
- ваша позиция: согласовать, доработать, вынести на переговоры или отказать.
Есть галочка «Изменение выявлено постфактум» — ставьте честно, если работы уже начались или последствия наступили. Это показатель качества процесса, а не личный упрёк, и он входит в полугодовой отчёт.
Юристу нельзя отправлять документ со словами «посмотрите договор». Нужны конкретные вопросы — для этого в форме отдельное поле.
Юрист и правило «четырёх глаз»
Штатного юриста пока нет: функцию поочерёдно выполняют два директора. Система выбирает юриста по очереди сама.
Но есть правило: один человек не может и проверять, и решать по одному и тому же изменению. Если очередь выпала на директора, который курирует этот проект, проверку сделает второй. Если заняты оба — проверяет генеральный директор. Вам ничего делать не нужно, система подставит правильного человека и напишет в маршруте, почему именно его.
Если юристы в настройках не заданы, изменения идут по упрощённой схеме — только куратор и генеральный директор, шага юридической проверки нет.
Что делать, когда клиент давит на сроки
«Подписать сегодня» — не основание сокращать разбор. Немедленно поднимите вопрос куратору: решение подписать в сокращённые сроки принимает только он.
Выполнять дополнительные работы до оформления решения нельзя — это отдельное нарушение, даже если работа маленькая и «всё равно бы сделали».
Контроль оплаты
Обязательство закрыто не тогда, когда подписан документ, а когда клиент принял результат и деньги пришли.
Вкладка «Финансы» → «График платежей»: отмечайте «Счёт выставлен» и «Оплачен», вписывайте номер счёта. Сверху видно, сколько по договору, сколько получено и сколько осталось.
Просроченный платёж система поднимает куратору автоматически — не позднее следующего рабочего дня после наступления срока. Отдельно напоминать не нужно, но и тянуть с отметкой об оплате не стоит: пока транш не отмечен, он считается просроченным.
Субподрядчики: принцип зеркальности
Если по проекту привлечены внешние исполнители, любое изменение проверяется с двух сторон сразу: договор с клиентом и договоры с подрядчиками.
Условия по срокам, объёму, приёмке, гарантиям и ответственности не должны быть для нас хуже того, что мы приняли перед клиентом. Изменили договор с клиентом — меняйте и договор с подрядчиком. И не принимайте перед клиентом обязательство, выполнимость которого зависит от подрядчика, пока подрядчик её не подтвердил.
Отдельного реестра договоров субподряда в системе нет — влияние на них описывается текстом в форме изменения.