Эту статью читают не подряд, а по надобности: когда не знаете, что писать в поле, или когда система не даёт отправить документ. Если ищете второе — сразу в раздел Почему не даёт отправить.
Звёздочкой отмечены поля, без которых документ не уйдёт на согласование.
Блок A. Идентификация
| Поле | Что писать |
|---|---|
| Наименование проекта * | Как проект называют в переписке с клиентом |
| Код проекта | Не заполняется. Присвоится при утверждении: PR-26-RE-001 — год, направление, номер |
| Тип проекта * | Клиентский или внутренний. Для внутреннего клиент не нужен |
| Клиент * | Для клиентского обязателен |
| Направление услуги * | От него зависят код проекта, шаблон и то, какой куратор получит заявку |
| Договор №, Дата договора, Сумма договора | Если договор уже есть. Сумма видна только допущенным к финансам |
Предварительная оценка
Этот блок виден только на этапе заявки. Его задача — дать куратору достаточно, чтобы решить, беремся ли.
Деловая цель *, ожидаемый результат *, объём работ *, ключевые этапы, необходимые специалисты *, загрузка, недостающие ресурсы, обязательства перед клиентом, тип объекта.
Поле «Недостающие ресурсы» заполняйте честно: если написать, что чего-то не хватает, это станет флагом риска, а при закрытии проекта защитит вас — отклонения по непредоставленному ресурсу не будут считаться виной руководителя.
Блок B. Классификация
Тип объекта, локация, сегмент клиента, приоритет портфеля *, конфиденциальность *. Нужен для аналитики: по этим полям потом смотрят, какие проекты приносят деньги.
Ограниченная конфиденциальность — для проектов, о которых не стоит говорить в общих чатах.
Блок C. Цель и результат
| Поле | Что писать |
|---|---|
| Деловая цель * | Зачем клиенту этот проект. Не «провести оценку», а «получить обоснование цены для банка» |
| Конечный результат * | Что именно получит клиент: отчёт, заключение, модель, сопровождение сделки |
| Критерии приёмки * | По ним куратор будет принимать работу, а клиент — подписывать акт. Формулировка плюс способ проверки. Минимум один |
| Принимающее лицо * | Кто со стороны клиента принимает результат |
| Что не входит в объём | Самое недооценённое поле. Явно написанное «оценка земельного участка не входит» экономит недели споров |
Если оценку приняли с условиями, они появятся здесь жёлтым блоком «Условия запуска».
Блок D. Роли и команда
Руководитель проекта *, менеджер проекта, куратор *, финансово ответственное лицо *, команда *, внешние подрядчики.
Правила, которые система проверяет: руководитель и куратор — разные люди; себя куратором или финансистом по своей заявке назначить нельзя; в команде минимум один участник. После первой отправки сменить руководителя может только генеральный директор.
У каждого участника команды укажите зону ответственности — потом это единственный способ понять, кто за что отвечал.
Блок E. Сроки
Дата начала *, конечный срок *, этапы *, контрольные точки *, внешние зависимости.
Этапы и контрольные точки при утверждении развернутся в дорожную карту проекта: этапы станут этапами, точки — вехами-задачами. Поэтому пишите их так, как хотите видеть в работе.
У контрольной точки есть флажок «Результат уходит клиенту». Поставьте его там, где клиенту что-то передаётся: такая точка не закроется, пока куратор не примет работу по чек-листу.
Внешние зависимости — то, что зависит не от нас: документы от клиента, ответ госоргана, работа подрядчика. Указывайте срок: по нему потом видно, кто задержал проект.
Блок F. Финансы
Виден только допущенным: руководителю, инициатору, куратору, менеджеру, финансово ответственному и тем, у кого есть право видеть финансы. Эксперт и рядовой участник команды этот блок не видят ни на экране, ни в ответе системы.
| Поле | Что писать |
|---|---|
| Валюта * | Сом или доллар |
| Стоимость для клиента * | Сколько клиент платит по договору |
| Плановая выручка * | Обычно равна стоимости. Отличается при НДС или субподряде |
| Утверждённый бюджет * | Прямые расходы на проект |
| Проектные расходы | Командировки, подрядчики, оборудование |
| Лимит перерасхода, % | Сколько можно превысить без отдельного согласования |
| График платежей * | Транши: сумма, условие, плановая дата. Например, аванс 30 % при подписании, 70 % по приёмке отчёта |
Прибыль и маржинальность считаются сами: выручка минус бюджет минус проектные расходы.
Если сумма траншей не сходится со стоимостью больше чем на процент, потребуется комментарий — это не ошибка, а способ зафиксировать, почему так.
Блок G. Бонусный фонд
База фонда * (нет, фиксированная сумма или процент от плановой прибыли), сумма или процент *, коэффициент результата, резерв фонда, доли участников *.
Доли распределяются между участниками и в сумме дают ровно 100 %. Каждый участник узнает свою долю при утверждении паспорта — до старта работ, а не после.
Про резерв. Коэффициент результата при закрытии может быть выше единицы, но сверх целевой доли выплачивается только из резерва. Не заложили резерв — выплата не превысит долю, каким бы хорошим ни был результат. Резерв закладывается здесь и заранее.
Блок H. Ресурсы
Плановая загрузка сотрудников, технические ресурсы, командировочные, недостающие ресурсы.
Тот же принцип, что и в оценке: если ресурс нужен, но его нет — запишите это сейчас. При закрытии проекта это станет вашей защитой.
Блок I. Риски
Описание *, вероятность *, влияние *, владелец риска *, дата проверки, меры реагирования *, триггер.
Приоритет считается сам по матрице «вероятность × влияние»: КРИТИЧНО, ВАЖНО, ЖЕЛАТЕЛЬНО. Критичный риск добавляет в маршрут шаг генерального директора.
Укажете дату проверки — владельцу риска автоматически создастся задача на эту дату. Это лучший способ не забыть про риск через три месяца.
Критичный риск без мер реагирования красит проект в красный. С мерами — не красит.
Блок J. Управление
Периодичность отчётности *, день статуса, порядок изменений, получатели статуса, порядок принятия решений, каналы коммуникации с клиентом.
Получатели статуса — те, кому будет приходить ваш еженедельный статус помимо куратора.
Почему не даёт отправить
Кнопка «Проверить перед отправкой» показывает то же самое, только со ссылками на поля. Красные пункты блокируют отправку, жёлтые — только предупреждают.
Блокирует отправку
| Блок | Сообщение | Что сделать |
|---|---|---|
| A | «Укажите наименование проекта» | Заполнить поле в блоке A |
| A | «Выберите клиента» | Только для клиентского проекта. Внутреннему клиент не нужен |
| B | «Выберите направление услуги» | От него зависят код и маршрут |
| C | «Опишите деловую цель» | Зачем клиенту проект |
| C | «Опишите конечный результат» | Что именно передаём |
| C | «Нужен минимум один критерий приёмки» | По ним куратор примет работу |
| C | «Укажите принимающее лицо» | Кто со стороны клиента принимает |
| D | «Назначьте руководителя проекта» | Он же потом отправляет документ |
| D | «Назначьте куратора» | Другой человек, не руководитель |
| D | «Назначьте финансово ответственное лицо» | Первая виза в маршруте |
| D | «Добавьте минимум одного участника команды» | Кроме руководителя |
| E | «Укажите дату начала» | |
| E | «Укажите конечный срок» | Позже даты начала |
| E | «Нужен минимум один этап» | Этапы станут этапами проекта |
| E | «Нужна минимум одна контрольная точка» | Станут вехами в дорожной карте |
| F | «Укажите стоимость проекта для клиента» | |
| F | «Укажите плановую выручку» | Обычно равна стоимости |
| F | «Укажите бюджет (прямые расходы)» | |
| F | «Заполните график платежей» | Хотя бы один транш |
| F | «Сумма графика платежей не равна стоимости — нужен комментарий» | Либо поправить транши, либо объяснить расхождение в комментарии |
| G | «Сумма бонусного фонда должна быть больше нуля» | Или выберите базу «Фонда нет» |
| G | «Распределите доли между участниками» | |
| G | «Сумма долей 87.5% — должна быть ровно 100%» | Подставляется фактическая сумма |
| I | «Нужен минимум один риск» | Проект без рисков не бывает |
| I | «У риска должен быть владелец» | Достаточно хотя бы у одного |
| J | «Выберите периодичность отчётности» | От неё зависит, когда сдавать статусы |
Отдельно может появиться «Не назначен согласующий: …» — это значит, что в маршруте есть шаг, но человека на него нет. Обычно не хватает финансово ответственного лица или финального согласующего в настройках модуля.
Только предупреждает
Эти пункты отправить не мешают, но лучше разобраться.
| Блок | Сообщение | Что это значит |
|---|---|---|
| E | «„Название точки“ позже конечного срока» | Точка выпадает за пределы проекта |
| E | «„Название точки“ раньше даты начала» | Скорее всего, опечатка в дате |
| F | «Укажите лимит перерасхода без согласования» | Без него любой перерасход придётся согласовывать |
| G | «Участник фонда не входит в команду проекта» | Премию получит тот, кого нет в команде |
| H | «Укажите плановую загрузку сотрудников» | Без неё непонятно, вытянет ли команда |
| I | «Риск „…“: нет мер реагирования» | Критичный риск без мер красит проект в красный |
| J | «Выберите порядок изменений» | Стандартный или расширенный |
Другие сообщения, которые можно встретить
- «Нельзя назначить себя куратором или финансово ответственным по своей заявке» — решение по вашей работе должен принимать другой человек.
- «Руководитель проекта и куратор должны быть разными людьми» — то же правило, другими словами.
- «В текущем статусе паспорт редактировать нельзя» — документ у согласующих или уже утверждён.
- «Отправить на согласование может только руководитель проекта» — вы не назначены руководителем в блоке D.
- «Параметр зафиксирован утверждённым паспортом проекта» — после утверждения такие поля меняются через заявку на изменение.
- «Результат передаётся клиенту только после приёмки куратором по чек-листу» — передайте результат на вкладке «Приёмка».