Куратор — директор, закреплённый за направлением. Вы не ведёте проекты сами: вы решаете, берёмся ли, назначаете руководителя, принимаете результат до того, как он уйдёт клиенту, и закрываете проект.
Ваша рабочая страница — «Паспорта проектов» → «Мои задачи». Там собрано всё, что ждёт лично вас. Если пусто — от вас сейчас ничего не ждут.
Решение по заявке
Сотрудник завёл заявку и отправил её вам. Вы получите уведомление «Предварительная оценка ждёт решения», а в карточке появится кнопка «Решение по оценке».
Перед вами короткий документ: цель, ожидаемый результат, объём, специалисты, сроки, экономика и главные риски. Этого достаточно, чтобы решить.
| Решение | Когда | Что произойдёт |
|---|---|---|
| Принять | Беремся на предложенных условиях | Заявка станет черновиком паспорта, инициатор получит «Оценка принята — заполните паспорт проекта» |
| Принять с изменением условий | Беремся, но с оговоркой — например, аванс до старта | То же, плюс ваши условия попадут в паспорт и в печатную форму. Такой проект автоматически пойдёт до генерального директора |
| Отложить | Рано решать: ждём документы, бюджет, решение клиента | Нужны причина, условие снятия отсрочки и дата пересмотра. В эту дату вам и инициатору придёт напоминание |
| Отказаться | Не наш проект | Причина выбирается из справочника — она попадёт в отчёт «Структура отказов» и потом покажет, почему мы теряем заявки |
Не решайте молча. Отказ с причиной полезнее, чем заявка, которая месяц висит без ответа.
Если куратор в заявке не назначен, решение принимает тот, у кого есть право финального согласования, — и он же автоматически становится куратором проекта.
Назначение руководителя проекта
После «принять» в блоке D паспорта назначается руководитель. Выбирая, смотрите на две вещи:
- Нагрузка. В реестре рядом с именем стоит счётчик вида «4/6». Больше шести одновременных проектов сопровождения — только письменным решением генерального директора.
- Доверенность. Подавать документы в госорганы может только тот, кто вписан в действующую доверенность. Во вкладке «Команда» проекта есть блок «Доверенности» — если руководитель в них не вписан, там появится предупреждение.
Руководитель и куратор — разные люди. Система не даст назначить одного и того же.
Виза на паспорте
Паспорт приходит к вам после финансово ответственного лица. Открывается вкладка «Согласование»: маршрут, сроки по каждому шагу, замечания.
Четыре кнопки:
- «Согласовать» — документ уходит дальше по маршруту или утверждается, если ваш шаг последний.
- «Согласовать при условии» — вы подписываете, но фиксируете условие. Оно попадёт в «Условия запуска» и в печатную форму.
- «Вернуть на доработку» — с комментарием и замечаниями к конкретным блокам. Все визы этой версии сбросятся, руководитель исправит и отправит повторно. При повторном рассмотрении изменённые блоки будут подсвечены — перечитывать весь документ не придётся.
- «Отклонить» — с причиной из справочника.
Сроки считаются в рабочих днях. За сутки до истечения придёт напоминание, при просрочке вопрос поднимется выше.
Что смотреть в первую очередь. Критерии приёмки — по ним потом будете принимать работу. Риски с приоритетом «КРИТИЧНО» — есть ли меры. Контрольные точки — реалистичны ли даты. Состав команды — вытянут ли этим составом.
Приёмка результата
Это главная обязанность куратора и главное правило: документ не уходит клиенту без вашей приёмки. Контрольная точка, помеченная «результат уходит клиенту», физически не закроется, пока вы не примете работу.
Руководитель передаёт результат на вкладке «Приёмка» — вы получаете уведомление «Результат ждёт вашей приёмки». Открываете, проходите чек-лист по пунктам и решаете:
- «Принять результат» — можно только когда отмечены все пункты. Не отметили хотя бы один — система скажет, сколько осталось.
- «Вернуть» — обязательно с замечанием: что именно доработать.
Чек-лист настраивается один раз на компанию и может отличаться по направлениям услуг. Свой собственный результат принять нельзя — если вы же его и передали, система откажет.
Что вы не можете
- Принять результат, который отправили сами. Система откажет: приёмка — это второй взгляд, а не самопроверка.
- Принять с незакрытыми пунктами чек-листа. Либо все отмечены, либо возврат.
- Вернуть без замечания. Нужен текст: что именно доработать.
- Закрыть контрольную точку за руководителя. Приёмка снимает запрет, но закрывает точку он — принять результат и передать его клиенту не одно и то же.
Галочку «Результат уходит клиенту» ставит руководитель при планировании, и она едет вместе с паспортом на ваше согласование. Если считаете, что работа должна сдаваться клиенту с приёмкой, а галочки нет — это замечание к блоку «Сроки», а не отдельная настройка.
Красный статус
По понедельникам руководители сдают статусы. Вы получаете их по своему направлению; генеральный директор подключается только к красным.
Красный статус — это не провал руководителя, а запрос помощи. Система красит проект красным, когда просрочена контрольная точка, прошёл конечный срок или открыт критичный риск без мер реагирования. Смотрите поле «Блокер»: там одной строкой написано, что мешает двигаться.
Если статус за период не сдан, проект желтеет и напоминание приходит и руководителю, и вам.
В реестре («Портфель проектов») есть кнопка выставить светофор вручную — с обязательным комментарием. Ручной цвет приоритетнее расчётного и помечается как ручной. Пользуйтесь, когда знаете больше системы.
Утверждение закрытия
Руководитель заполняет итоговый отчёт и отправляет вам. Вы видите фактические сроки, отклонения, обратную связь клиента, уроки и предложенный коэффициент результата.
Обратите внимание на блок недостающих ресурсов: если ресурс не был предоставлен и отмечено «не вина РП», отклонения по нему не должны понижать оценку руководителя.
Коэффициент выбирается из шкалы. Он может быть разным у разных участников — оценка ставится каждому. Кнопки: «Вернуть» (с комментарием) или «Утвердить и закрыть проект».
После утверждения проект переходит в «Завершён», а премия начисляется автоматически. Важно понимать правило: сверх целевой доли платится только из утверждённого резерва фонда. Если резерва нет, коэффициент выше единицы сумму не увеличит — система покажет пометку «урезано резервом». Резерв задаётся в паспорте, в блоке «Бонусный фонд», заранее.
Свой собственный отчёт утвердить нельзя.
Изменения по проекту
Руководитель не вправе сам менять существенные условия. К вам придут изменения второго и третьего уровня — после юридической проверки. Изменения первого уровня руководитель проводит сам, а вы получаете уведомление для информации.
Отдельно к вам поднимаются: просроченный ответ клиенту, просроченный платёж, заявка, по которой наступила дата пересмотра. Всё это появляется в «Моих задачах».
Подробно про уровни и признаки — Изменения и договорный контроль.
Реестр и показатели
Вкладка «Портфель проектов» — единый реестр: код, проект, клиент, руководитель, куратор, доверенность, срок, ближайшая контрольная точка, риски, статус, стоимость. Подпроекты показываются свёрнутыми под своим основным проектом и помечены «подпроект»; нагрузка руководителя считается по объектам, поэтому объект с подпроектами — это одна нагрузка, а не две. Сверху — сколько проектов активны, сколько в красной и жёлтой зоне, сколько паспортов на согласовании, и воронка «заявка → оценка → паспорт → проект».
Доверенности
Вкладка «Доверенности» — единый реестр: на кого выдана, на что распространяется, объём полномочий, номер, срок действия. Подавать документы в госорганы вправе только тот, кто в действующую доверенность вписан, поэтому реестр смотрят до того, как менять руководителя проекта (Регламент, п. 18.2).
Доверенность вносится кнопкой «Внести доверенность» и распространяется на одно из трёх:
| На что | Когда выбирать |
|---|---|
| На все проекты компании | Обычный случай: доверенность выдана сотруднику целиком |
| На проекты одного заказчика | Полномочия ограничены одним заказчиком |
| На один проект | Полномочия выданы под конкретный объект |
Наверху вкладки два блока, которые появляются сами:
- «Руководитель проекта не вписан в действующую доверенность» — список проектов в работе, где такой доверенности нет. Это и есть сверка: пока список не пуст, часть проектов формально некому вести в госорганах.
- «Истекают в ближайшие 60 дней» — чтобы продлевать заранее, а не в день, когда документы уже нужно подавать.
Доверенность не удаляется, а отзывается: строка остаётся в истории проекта. Истёкшая помечается сама, отдельно ничего делать не нужно.
Внизу — карточка «Применение Регламента» за текущее полугодие: доля изменений, оформленных документом; сколько изменений выявлено постфактум; среднее время прохождения документа от получения до согласования; просрочки оплаты, где уведомление ушло с нарушением срока. Эти четыре показателя владелец Регламента представляет генеральному директору по итогам полугодия — считать их вручную не нужно.