Вы отвечаете за проект целиком: сроки, экономику, общение с клиентом и результат. Эта статья — рабочая инструкция по всему циклу. Читать подряд не обязательно, открывайте нужный раздел.
Если вы ещё не понимаете общую картину — начните с карты процесса.
Шаг 1. Завести заявку
«Паспорта проектов» → «Новая заявка». Если проект вырос из сделки, откройте сделку и нажмите «Создать оценку проекта» — клиент, сумма и валюта подставятся сами.
В диалоге: наименование, тип проекта (клиентский или внутренний), клиент, направление услуги, шаблон направления и сроки. Шаблон — самое полезное поле: он подставит типовые этапы, контрольные точки, критерии приёмки и риски вашего направления, и заполнять с нуля не придётся. Даты считаются в рабочих днях с учётом праздников.
Дальше заполните предварительную оценку — это короткая версия паспорта, её хватит, чтобы куратор решил, беремся мы или нет:
- деловая цель и ожидаемый результат;
- объём работ и необходимые специалисты;
- сроки;
- стоимость, плановая выручка, прямые расходы — маржа посчитается сама;
- минимум один риск.
Кнопка «Отправить на решение». Если чего-то не хватает, система перечислит: «Заполните обязательные поля: …».
Стоимость ниже порога квалификации — появится предупреждение «не профильный запрос по стандартам компании». Это не запрет, отправить можно.
Шаг 2. Заполнить паспорт
Куратор принял заявку — она превратилась в черновик паспорта. Теперь заполняются все блоки, от A до J. Что писать в каждое поле — в справочнике Паспорт: блоки A–J.
Полезное в мастере:
- Черновик сохраняется сам через полторы секунды после правки. Индикатор вверху показывает «сохранено» и время.
- Справа — счётчик «Готово N из 10 блоков» и якоря по блокам: видно, куда ещё не дошли.
- Там же живой маршрут согласования. Он меняется прямо во время заполнения: поставили риск «КРИТИЧНО» или подняли цену — появился шаг генерального директора.
- Кнопка «Проверить перед отправкой» покажет всё, что мешает, со ссылками прямо на поля.
Кого назначить. Руководитель проекта — один. Куратор — обязательно другой человек: «Руководитель проекта и куратор должны быть разными людьми». Себя куратором или финансово ответственным по своей же заявке назначить нельзя.
Шаг 3. Отправить на согласование
Кнопка «Отправить на согласование» доступна только руководителю проекта. Если её нет — вы не назначены РП в блоке D.
Перед отправкой система проверяет документ и либо отправляет, либо отвечает «Паспорт не готов к отправке» со списком. Полный перечень проверок и что с каждой делать — в разделе Почему не даёт отправить.
Маршрут строится сам: финансово ответственное лицо → куратор → генеральный директор. Последний шаг появляется, только если сработало условие — высокая цена, низкая маржа, длинный срок, риск «КРИТИЧНО», премиальный фонд выше порога, коэффициент больше единицы или оценка была принята с условиями. Для небольших проектов маршрут короче: только куратор, с пометкой «Облегчённый маршрут: малый проект».
Первый согласующий получит уведомление «Паспорт проекта ждёт вашей визы». Следить за ходом — на вкладке «Согласование»: там видно, у кого сейчас документ, сколько осталось до срока и кто уже подписал.
Если вернули на доработку
Согласующий может вернуть документ с комментарием и замечаниями к конкретным блокам. Что происходит:
- статус меняется на «На доработке», все визы этой версии сбрасываются;
- замечания видны прямо в шапке нужного блока — исправили, нажали «Учтено»;
- кнопка становится «Отправить повторно», и создаётся новая версия.
Согласующие при повторном рассмотрении увидят подсвеченные изменённые блоки и пометку «изменено» — им не придётся перечитывать документ целиком.
После третьего возврата генеральный директор получает отдельное уведомление. Это не наказание, а сигнал, что документ буксует.
Проект создан — что дальше
Последняя виза — и одной операцией происходит всё сразу: присваивается код вида PR-26-RE-001, фиксируется базовая линия, создаётся проект с дорожной картой, контрольные точки становятся вехами-задачами, риски — реестром с задачами на даты проверки, график платежей и премиальный фонд встают на место. Каждый участник фонда получает уведомление со своей долей.
С этого момента срок, стоимость, состав работ и контрольные точки заморожены. Попытка поменять их в проекте вернёт ошибку. Как менять по-человечески — раздел Изменить утверждённое.
Статус за период
Вкладка «Статусы» в карточке проекта. По понедельникам вы докладываете четыре вещи: стадия, ближайшая контрольная точка, её дата и блокер. Плюс что сделано, план, проблемы и чего не хватает.
Не начинайте с чистого листа — нажмите «Собрать черновик». Система соберёт факты сама: что закрыли за период, сколько задач и точек просрочено, какие критичные риски остались без мер, что менялось в базовой линии. Поставит светофор и заполнит блокер. Вам останется поправить формулировки и нажать «Сдать статус».
Светофор красный — уведомление уходит и куратору, и генеральному директору. Красный статус не наказание, а способ быстро получить помощь.
Не сдали вовремя — проект желтеет, а вам, менеджеру и куратору приходит напоминание «Статус проекта за период не сдан».
Риски
Вкладка «Риски» — это реестр из блока I паспорта. Менять статус риска («Открыт», «Под контролем», «Реализовался», «Закрыт») может владелец риска или вы.
Риск с приоритетом КРИТИЧНО без мер реагирования красит проект в красный. Если меры есть — не красит. Поэтому поле «Меры реагирования» стоит заполнять сразу, а не когда рванёт.
Обращения клиента
Вкладка «Обращения». Клиент просит что-то сверх договора — зарегистрируйте это здесь, даже если просьба была устной или в WhatsApp. Займёт минуту: форма обращения, дата, от кого, что просит.
Система поставит вам задачу ответить до конца следующего рабочего дня и даст готовый текст ответа — кнопка «Текст ответа» копирует его в буфер. В тексте нет формулировок, которые можно прочитать как согласие: только подтверждение получения и обещание оценить.
Дальше решаете, полный трек или упрощённый. Если отметили хотя бы один триггер коммерческой защиты — например, «Растёт объём работ без увеличения цены» — упрощённый трек станет недоступен. Подробнее в статье Изменения и договорный контроль.
Передать результат на приёмку
Вкладка «Приёмка». Контрольная точка, помеченная «результат уходит клиенту», не закроется, пока куратор не примет работу. Если попробуете закрыть — получите: «Результат передаётся клиенту только после приёмки куратором по чек-листу».
Нажмите «Отправить на приёмку»: что передаётся, к какой контрольной точке относится, комментарий куратору. Куратор пройдёт чек-лист и либо примет, либо вернёт с замечанием.
Контрольную точку выбирать обязательно, если в проекте есть открытые точки «результат уходит клиенту», — ближайшая подставится сама. Приёмка без точки точку не закроет: система не знает, к чему относится принятый результат.
Если приёмка уже ушла без точки, на её карточке будет жёлтая плашка «Не привязана к контрольной точке». Выберите точку и нажмите «Привязать» — а после решения куратора «Закрыть точку». Привязать можно один раз; перепривязать нельзя.
Передавайте заранее. Приёмка — это время на замечания, а не формальность в день отправки клиенту.
Кто что может
Путаница обычно в одном: галочка «Результат уходит клиенту» — это планирование, а не приёмка. Подпись под ней описывает последствие, а не того, кто её ставит.
| Действие | Кто может |
|---|---|
| Поставить галочку «Результат уходит клиенту» | Вы, пока паспорт в работе. В утверждённом — только заявкой на изменение |
| Отправить результат на приёмку | Только вы, руководитель проекта |
| Принять или вернуть результат | Только куратор проекта. Генеральный директор — тоже, по своему праву |
| Принять то, что сам же отправил | Никто. Система откажет |
| Закрыть контрольную точку | Вы — но только после того, как результат принят |
Принять можно, лишь когда отмечены все пункты чек-листа. Вернуть — только с замечанием: «доработайте» без текста система не пропустит.
В списке задач такая точка помечена словом «приёмка». Если попытаться закрыть её раньше времени, появится объяснение, а не просто ошибка.
Оплата
Вкладка «Финансы» → «График платежей». Транши переносятся из паспорта. Ваше дело — отмечать: «Счёт выставлен» (можно вписать номер) и «Оплачен». Дата поступления проставится сама.
Обязательство считается закрытым не тогда, когда подписали документ, а когда клиент принял результат и деньги пришли. Просроченный платёж автоматически уходит куратору — не позднее следующего рабочего дня.
Изменить утверждённое
Кнопка «Изменить параметры» в карточке паспорта. Отмечаете, что меняется, вводите новые значения — старые подставятся для сравнения, — и заполняете форму изменения: причина, влияние на срок в рабочих днях, влияние на стоимость в сомах и процентах от цены договора, риски, позиция.
Система сама определит уровень существенности и покажет его до отправки:
- уровень 1 — влияние небольшое, решаете вы сами, куратор просто информируется;
- уровень 2 — нужна юридическая проверка;
- уровень 3 — куратор, а по цене, оплате, ответственности и гарантиям ещё и генеральный директор.
Оцените влияние честно: если оставить поля пустыми, система не опустит уровень до первого — «любое сомнение в пользу более высокого уровня». Подробно — Изменения и договорный контроль.
Контрольные точки прямо в задачах
Контрольные точки паспорта и задачи проекта — один и тот же список работ, и вводить его дважды не нужно. В списке задач проекта у каждой строки есть звёздочка:
- серая — обычная задача;
- залитая — задача в паспорте как контрольная точка;
- контурная — отмечена вехой для диаграммы Ганта, но в паспорт не внесена.
Нажмите звёздочку — спросим дату, критерий прохождения и уходит ли результат клиенту. Дальше зависит от паспорта: пока он в работе, точка попадает в него сразу; если утверждён — отметка оформляется изменением базовой линии первого уровня. Решение принимаете вы, куратор получает уведомление, в истории остаётся след.
Если этапа задачи в паспорте ещё нет, он добавится вместе с точкой — задача не потеряет свой этап.
Чекбокс «Веха (milestone)» в карточке задачи — это другое: пометка для диаграммы Ганта. В паспорт она ничего не вносит.
Заказчик просит ещё одну работу
Это не изменение проекта, а подпроект — отдельная работа по тому же объекту, со своим сроком, своей ценой и своим результатом. Обычно оформляется допсоглашением.
Кнопка «Подпроект» в шапке карточки проекта. В форме — только сама работа: что делаем, направление услуги, шаблон, руководитель, сроки. Остальное подставится из основного проекта: заказчик, реквизиты договора, команда, куратор и доверенности. Заново вводить их не нужно — в этом и смысл.
Направление услуги у подпроекта может отличаться от основного проекта. По нему подставятся свои типовые этапы, контрольные точки, критерии приёмки и риски.
Дальше подпроект живёт как обычный проект: свой паспорт, своё согласование, свои задачи, своя приёмка, своё закрытие и своя премия. В карточке основного проекта он виден в блоке «Подпроекты», в карточке заказчика — под основным проектом, в реестре — свёрнутым внутрь. На предельную нагрузку руководителя подпроекты не влияют: объект считается за один проект.
Когда подпроект, а когда изменение. Появилась новая работа — подпроект. Меняются условия уже проданной работы (сдвинулся срок, изменилась цена, вырос объём) — заявка на изменение. Подпроект у подпроекта завести нельзя: уровень только один.
Закрыть проект
Вкладка «Закрытие». Заполняете итоговый отчёт: фактическая дата завершения, результат и его приёмка, отклонения по срокам, бюджету и объёму, обратная связь клиента, уроки.
Отдельный блок — недостающие ресурсы из паспорта. Если ресурс так и не предоставили, поставьте галочку «не вина РП»: отклонения по нему не понизят вашу оценку.
Коэффициент результата выбирается из шкалы, а не вводится числом. Он может быть проставлен каждому участнику отдельно. Кнопка «Отправить на утверждение» — дальше решает куратор.
Когда куратор утвердит, проект перейдёт в «Завершён», а премия начислится: доля × коэффициент. Важная деталь: выплата выше вашей доли возможна только из утверждённого резерва фонда. Нет резерва — коэффициент выше единицы не увеличит сумму. Начисления видны на вкладке «Бонус».
Нагрузка и доверенности
Вы ведёте не больше шести проектов сопровождения одновременно. В реестре рядом с вашим именем стоит счётчик вида «4/6»; превышение подсвечивается — оно допускается только письменным решением генерального директора.
Во вкладке «Команда» карточки проекта есть блок «Доверенности»: на кого выдана, какой объём полномочий, до какой даты. Если вы не вписаны в действующую доверенность, там появится предупреждение — без неё подавать документы в госорганы по проекту нельзя. За тридцать дней до истечения придёт напоминание.