Если вы это читаете — скорее всего, вам предстоит вести проекты или принимать по ним решения. Эта статья за десять минут объясняет, как устроен процесс целиком. Остальные статьи читаются потом и по надобности — ссылки в конце.
Зачем это всё
Раньше проект жил в голове у того, кто им занимался. Сроки обсуждались в переписке, объём работ рос по просьбам клиента, а к концу никто не мог сказать, почему сделали вдвое больше, чем продали.
Теперь у каждого проекта есть паспорт — документ, который отвечает на семь вопросов до старта: что делаем, за сколько, в какой срок, какой результат отдаём, кто за что отвечает, что может пойти не так, как делим премию. Паспорт согласуют, и после этого он становится базовой линией: срок, стоимость, состав работ и контрольные точки нельзя просто взять и поменять. Можно — но через процедуру, которая оставляет след.
Звучит как бюрократия, но делает противоположное: когда рамки зафиксированы, не нужно каждый раз заново договариваться, и никто не спрашивает «а кто разрешил».
Кто есть кто
Роли назначаются на каждый проект отдельно. В одном проекте вы руководитель, в другом — участник команды, в третьем вас вообще нет. Это нормально и так и задумано.
| Роль | Что делает | Чего не делает |
|---|---|---|
| Куратор проекта | Принимает решение по заявке, назначает руководителя, визирует паспорт, принимает результат до отправки клиенту, утверждает закрытие | Не ведёт проекты сам |
| Руководитель проекта (РП) | Единолично ведёт проект: планирует, заполняет паспорт, сдаёт статусы, общается с клиентом, закрывает | Не меняет условия договора сам |
| Экспертный блок | Градостроительные заключения, ИТУ, работа с проектировщиком по всем проектам | Не ведёт свои проекты |
| Исполнитель | Выполняет отдельные работы по поручению руководителя | Не принимает решений и не подтверждает клиенту условия |
| Юрист | Проверяет договорные документы и существенные изменения | Не подменяет руководителя в вопросах содержания и цены |
| Финансово ответственное лицо | Проверяет бюджет, поступления и расчёт премии | Не решает по объёму и срокам |
Три роли — куратор, руководитель, участник команды — вы увидите в самом паспорте, в блоке «Роли и команда». Юрист и финансово ответственное лицо работают поперёк всех проектов и задаются в настройках.
Отдельно есть права в системе (Настройки → Роли, модуль «Паспорта проектов») — они решают, какие кнопки вам вообще видны. Право «Создавать заявки и паспорта проектов» нужно тем, кто приносит проекты; «Генеральный директор: финальное согласование» — одному-двум людям, не больше.
Путь проекта целиком
| Этап | Кто делает | Где в системе | Что получается |
|---|---|---|---|
| 1. Заявка и предварительная оценка | любой сотрудник с правом создавать заявки | «Паспорта проектов» → «Новая заявка» | Коротко: что за проект, зачем, за сколько, главные риски |
| 2. Решение по оценке | куратор направления | карточка заявки → «Решение по оценке» | Принять · принять с условиями · отложить · отказать |
| 3. Паспорт проекта | руководитель проекта | вкладка «Паспорт», блоки A–J | Полный документ: цель, результат, команда, сроки, финансы, премия, риски |
| 4. Согласование | финансист → куратор → ГД | вкладка «Согласование» | Визы с датой и временем. Любой может вернуть на доработку |
| 5. Утверждение | последний согласующий | там же | Автоматически создаётся проект: дорожная карта, риски, график платежей, премиальный фонд |
| 6. Работа | руководитель проекта | карточка проекта | Статусы по понедельникам, риски, обращения клиента, приёмка результатов, оплата |
| 7. Закрытие | руководитель → куратор | вкладка «Закрытие» | Итоговый отчёт, коэффициент результата, начисление премии |
Между пятым и седьмым этапом проект может измениться — для этого есть отдельная процедура, она описана в статье про изменения.
Пять правил, которые нельзя обойти
Это не рекомендации — так устроена система, и она не даст сделать иначе.
1. Проект не стартует без утверждённого паспорта. Пока паспорт не согласован, проекта в системе нет. Если проект уже идёт, а паспорта нет — в его карточке будет баннер «Паспорт проекта не оформлен» с кнопкой «Оформить паспорт»: сроки, команда и задачи перенесутся автоматически, заполнять с нуля не придётся.
2. После утверждения ключевые параметры заморожены. Попытка поменять срок или бюджет прямо в проекте вернёт ошибку: «Параметр зафиксирован утверждённым паспортом проекта. Изменение — через заявку на изменение базовой линии».
3. Результат не уходит клиенту без приёмки куратором. Контрольная точка, помеченная «результат уходит клиенту», не закроется, пока куратор не примет работу по чек-листу. Передавать нужно заранее — с запасом на замечания, а не в день отправки.
4. Любая просьба клиента сверх договора — это предложение об изменении. Даже устная, даже в мессенджере. Её регистрируют в проекте и в течение одного рабочего дня отвечают «принято к рассмотрению». Отвечать «хорошо, сделаем» до решения нельзя.
5. Никто не согласует сам себя. Нельзя назначить себя куратором по своей заявке, принять свой же результат или утвердить собственный итоговый отчёт. Система откажет.
Где что лежит
- «Согласования» (меню «Работа») — один список всего, что ждёт именно вас: визы по паспортам, решения по предварительным оценкам, приёмка результатов, итоговые отчёты и запросы на изменение сроков. Рядом с пунктом меню стоит цифра; она краснеет, когда что-то просрочено.
- «Паспорта проектов» (меню «Работа») — три вкладки: «Мои задачи» (что ждёт лично вас), «Заявки и паспорта» (все документы), «Портфель проектов» (реестр со светофором).
- Карточка проекта — вкладки «Статусы», «Приёмка», «Обращения», «Риски», «Закрытие», «Бонус», а также «Финансы» с графиком платежей и «Команда» с доверенностями. Эти вкладки появляются только у проектов с паспортом.
- Настройки → «Паспорта проектов» — пороги, сроки, направления услуг, чек-лист приёмки. Доступно администратору.
Начинайте день с раздела «Согласования»: там собрано всё, что ждёт именно вас. Если там пусто, от вас сейчас ничего не ждут.
Уведомление о визе ведёт прямо на вкладку «Согласование» нужного паспорта — там кнопки «Согласовать», «Согласовать при условии», «Вернуть на доработку» и «Отклонить».
Что читать дальше
Если вы ведёте проекты — Руководителю проекта. Полный цикл: от заявки до закрытия, что нажимать на каждом шаге. Потом — Паспорт: блоки A–J как справочник, когда система не даёт отправить документ.
Если вы куратор — Куратору проекта. Четыре решения по заявке и когда какое, как визировать, как принимать результат по чек-листу, что делать с красным статусом.
Если вы настраиваете систему — Настройка проектного управления. Что задать до запуска и в каком порядке.
Всем, кто работает с клиентом — Изменения, обращения и договорный контроль. Что делать, когда клиент просит больше, чем в договоре.
Не нашли ответ — нажмите «?» в правом верхнем углу: откроется статья про тот раздел, в котором вы сейчас находитесь.