Эту статью читает один человек один раз — тот, кто запускает модуль в компании. Всем остальным сюда не нужно.
Настройки живут в Настройки → «Паспорта проектов». Раздел виден тем, у кого есть право «Настройки паспортов проектов».
Порядок настройки
Делайте по порядку — каждый следующий шаг опирается на предыдущий.
1. Направления услуг. Это основа: от направления зависят код проекта, маршрут заявки и шаблон. Задайте короткий код и название — например, RE «Консалтинг в недвижимости», VAL «Независимая оценка». Коды попадут в номер проекта.
2. Маска кода проекта. По умолчанию PR-{YY}-{LINE}-{NNN}: год, код направления, номер по году и направлению. Получится PR-26-RE-001. Меняйте, если у вас другая нумерация.
3. Финальный согласующий. Человек, который ставит последнюю визу, когда срабатывают пороги. Обычно генеральный директор. Если не назначен — его шаг достаётся куратору, и отправка не блокируется: это рабочий вариант, когда последнее слово по паспорту вы сознательно оставляете куратору. В этом случае отдельно укажите, кто утверждает существенные изменения — пункт 9.
4. Кто решает по предварительной оценке. Куратор проекта или финальный согласующий. Если выбран куратор, а в заявке его нет, решение уйдёт финальному согласующему.
5. Пороги для шага финального согласующего. Пустое поле означает «условие не проверяется». Настраиваются: стоимость, маржинальность ниже которой нужна виза, длительность в месяцах, размер премиального фонда, плюс три переключателя — критичный риск, оценка принята с условиями, коэффициент результата выше единицы.
6. Пороги по стоимости. Порог квалификации — ниже него система предупредит «непрофильный запрос», но не заблокирует. Порог малого проекта — ниже него маршрут короче: только куратор, без финансиста.
7. Сроки согласования. В рабочих днях: финансист, куратор, финальный согласующий, срок доработки, после скольких возвратов поднимать вопрос выше. Отдельно — праздники компании: они учитываются во всех расчётах сроков, включая дату ответа на обращение клиента.
8. Шаблоны направлений. Разделом ниже. Без них заявка заполняется с чистого листа — это самая заметная для сотрудников настройка. Проектировать их с нуля не нужно: нажмите «Создать типовые шаблоны», и система заведёт готовый шаблон для каждого направления — с этапами, контрольными точками, критериями приёмки и типовыми рисками. Дальше правьте под себя.
9. Юристы и уровни изменений. Пока юристы не указаны, изменения идут без юридической проверки. Пороги уровней по умолчанию: 3 % цены и 5 рабочих дней — граница второго уровня, 10 % и 15 дней — третьего.
Здесь же поле «Существенные изменения утверждает». Оно нужно, если финальная виза по паспорту оставлена куратору: изменение предмета договора, цены, порядка оплаты, ответственности, гарантий или расторжения после визы куратора дополнительно уйдёт указанному человеку. Значение «Как финальный согласующий» берёт его из пункта 3; если и там пусто, отдельного шага не будет и решит куратор.
10. Чек-лист приёмки. По нему куратор принимает результат. Пункт без указанного направления действует для всех; можно задать пункты только для отдельного направления.
10а. Доверенности. Заводятся не в настройках, а в разделе «Паспорта проектов» → вкладка «Доверенности». Без них система будет предупреждать в каждом проекте, что руководитель не вписан в действующую доверенность. Подробно — Куратору проекта.
11. Причины отказа. Справочник, из которого куратор выбирает при отказе. Эти причины потом складываются в отчёт «Структура отказов» — по нему видно, почему мы теряем заявки. Если справочник пуст, подставятся девять типовых причин.
Права
Настройки → Роли, модуль «Паспорта проектов». Семь прав:
| Право | Кому давать |
|---|---|
| Создавать заявки и паспорта проектов | Всем, кто приносит проекты |
| Видеть все паспорта компании | Директорам и тем, кто ведёт реестр. Остальные видят проекты, где они участники |
| Генеральный директор: финальное согласование | Одному-двум людям, не больше. Это право позволяет отклонить любой паспорт на любой стадии |
| Видеть финансы всех паспортов | Финансово ответственному лицу и администратору портфеля |
| Настройки паспортов проектов | Тому, кто читает эту статью |
| Шаблоны паспортов по направлениям | Методологу или главному руководителю проектов |
| Вести реестр доверенностей | Тому, кто отвечает за доверенности |
Доступ к конкретному паспорту даётся ещё и по участию: инициатор, руководитель, куратор, финансист, команда и владельцы рисков видят документ без всяких прав. Кто не участник и не имеет права видеть всё — получит «Паспорт не найден».
Что настраивается отдельно
Почти всё задаётся в форме. Несколько тонких настроек пока правятся только через конфигурацию — если понадобятся, обратитесь к тому, кто ведёт систему:
- Пул решающих по заявкам — когда решение принимает не куратор направления, а любой из нескольких директоров.
- Запрет решать по своей заявке — по умолчанию выключен, потому что в небольших компаниях заявку часто заводит тот же, кто её и закрывает. Включайте, когда кураторы по направлениям расставлены.
- Руководитель проекта по умолчанию — сейчас им становится тот, кто завёл заявку.
Шаблоны направлений
Шаблон — это заготовка паспорта: типовые этапы, контрольные точки, критерии приёмки и риски направления. Сотрудник выбирает шаблон при создании заявки и получает заполненный каркас вместо пустой формы.
Смещения дат в шаблоне задаются в рабочих днях от даты начала, с учётом праздников компании. Контрольную точку можно пометить «результат уходит клиенту» — тогда она не закроется без приёмки куратором.
Применение шаблона ничего не затирает: заполненные поля остаются как есть, а уже добавленные элементы не дублируются. Поэтому шаблон безопасно применять повторно.
Шаблоны ведутся там же, разделом ниже: направление, название, типовая длительность и четыре списка — этапы, контрольные точки, критерии приёмки и типовые риски. Один шаблон на направление можно пометить «по умолчанию» — он подставится сам.
Начинать с нуля не нужно. Кнопка «Создать типовые шаблоны» заводит готовый шаблон для каждого направления, у которого шаблона ещё нет: для due diligence, оценки, градостроительных заключений, исследований рынка, консалтинга по объекту и управления бизнесом — свои этапы и риски, для остальных направлений — универсальная заготовка. Существующие шаблоны кнопка не трогает, нажимать повторно безопасно.
Это именно заготовки, а не догма: откройте и поправьте под то, как работает ваша компания.
Руководитель проекта может применить шаблон и позже, уже в черновике: в мастере паспорта есть кнопка «Применить шаблон». Она безопасна — заполненное не затрётся.
Что будет, если не настроить
| Не настроено | Что увидит сотрудник |
|---|---|
| Направления услуг | «Неизвестное направление услуги», заявку не создать |
| Финальный согласующий | Его шаг достанется куратору с пометкой «Финальный согласующий не назначен» |
| Куратор в заявке | «Не назначен куратор, а генеральный директор не указан в настройках модуля» |
| Чек-лист приёмки | «Чек-лист приёмки не настроен — задайте пункты в настройках модуля» |
| Юристы | Изменения пойдут по упрощённой схеме, без юридической проверки |
| Кто утверждает существенные изменения | Если и финальный согласующий не назначен, изменение цены или ответственности закроется визой куратора |
| Шаблоны | Паспорт придётся заполнять с нуля |
| Доверенности | Предупреждение в каждом проекте и непустая сверка во вкладке «Доверенности» |
Что смотреть раз в полугодие
В реестре («Портфель проектов») внизу есть карточка «Применение Регламента» за текущее полугодие с четырьмя показателями:
- доля изменений, оформленных допсоглашением, выполнением в рамках договора или мотивированным отказом;
- сколько изменений выявлено постфактум — то есть работы начались раньше решения;
- среднее время прохождения документа от получения до финального согласования;
- просрочки оплаты, по которым куратор узнал позже установленного срока.
Эти цифры считаются автоматически из данных модуля. Собирать их вручную не нужно — и, честно говоря, вручную их собрать и нельзя.