Смету не набирают с нуля. Позиции с ценами лежат в номенклатуре: сметчик отмечает нужные галочками, ставит количество — и смета готова. Цена подставляется сама, количество — всегда руками.
Смету составляют в КП или прямо в объекте, если КП по нему нет.
Номенклатура
Меню Работа → Номенклатура. Две вкладки: Материалы и Работы.
| Колонка | Что в ней |
|---|---|
| Цена в смету | По этой цене позиция встанет в смету. Пустая — цену поставите в смете руками |
| В сметах | По каким ценам позицию ставили заказчикам за 12 месяцев: «900 – 1 100», ниже — в скольких сметах и дата последней |
| Закупка | По каким ценам материал покупали за 12 месяцев. Видит только руководство |
| Склад | Сколько нового материала лежит на складе — если подключён склад |
| Себестоимость | Сколько платим бригаде за единицу работы. Видит только руководство |
| Нормы | Сколько материалов уходит на единицу работы |
«В сметах» и «Закупка» — две колонки, а не одна: это цены разного смысла. Плашка «ниже закупки» значит, что цена в смету меньше последней закупки — позиция продаётся в минус.
Номенклатура пустая? Нажмите «Собрать из прошлых смет»: система покажет позиции из смет, уже загруженных в КП и объекты. Отметьте нужные, поправьте цены — и номенклатура готова. Набирать сотни позиций руками не нужно.
Ненужную позицию не удаляют, а выключают (значок с перечёркнутым глазом) — она перестаёт предлагаться в сметах, а старые сметы остаются как были.
Составить смету
- В номенклатуре отметьте позиции галочками и нажмите «Составить смету». Выберите КП, объект или «Новое КП». Или откройте КП и нажмите «Составить смету» в блоке «Смета».
- Шаг «Материалы». Отмеченные позиции встали в смету по цене из номенклатуры. Поставьте количество. Строка без количества или цены подсвечена жёлтым — такую смету не сохранить, иначе её сумма молча стала бы нулём.
- Шаг «Работы». Так же. Если нужны только материалы или только работы — нажмите «Пропустить».
- Шаг «Итог». Смета в той же форме, что КП заказчику: материалы, работы, итог, налог, ВСЕГО. Нажмите «Сохранить в КП».
Площадки. Если объект на нескольких площадках, выберите вверху «Раздел сметы» → «+ Новый раздел». Одна позиция может стоять на двух площадках со своим количеством.
Позиции нет в номенклатуре? Внизу шага — «Строки вне справочника» → «Строка». На итоге она попадёт в блок «Новые позиции»: отмеченные добавятся в номенклатуру с ценой из сметы, и в следующий раз их не придётся набирать. Если система нашла похожую позицию, нажмите «это она — связать», чтобы не завести дубль.
Согласование сметы
Если в компании включено согласование (Настройки → Воронки → «Согласование сметы перед КП»), смета попадает в КП только после подписей. Например: сметчик → технический директор (объёмы, позиции) → генеральный директор (цена, маржа).
- Сметчик собирает смету как обычно и жмёт «Сохранить черновик» — сохранять можно сколько угодно, работа не теряется. В КП в это время остаётся прежняя смета.
- На шаге «Итог» — «На согласование». Пока смета у согласующих, править её нельзя; передумали — «Отозвать».
- Согласующему приходит уведомление, смета появляется в «Согласованиях». Он открывает её, смотрит строки и итог и жмёт «Согласовать» или «Вернуть на доработку». Вернуть можно только с комментарием; к строке можно оставить замечание — значок справа от неё.
- Возвращённую смету сметчик видит с комментарием и замечаниями, правит и отправляет снова. Согласование начинается с первого шага, а согласующим видно, что изменилось с прошлого раза («было 10»).
- После последней подписи смета записывается в КП, новые позиции — в номенклатуру, сметчику приходит уведомление.
Себестоимость и маржу на экране согласования видит только тот, у кого есть право на финансы. Если смету составил сам согласующий, его шаг засчитывается сразу. Если смета ждёт подписи больше суток, согласующему придёт напоминание.
Нормы материалов на работу
У работы можно указать, сколько материалов уходит на единицу: «Установка опоры — 3 изолятора, 3 зажима». Номенклатура → Работы → колонка «Нормы».
Когда в смете отмечены работы с нормами, на шаге «Материалы» появится подсказка: каких материалов не хватает и сколько, с запасом на отходы. «Добавить» ставит недостающее в смету. Сами строки не появляются — решает сметчик.
Бланк Excel
Если привычнее считать в Excel:
- Нажмите «Бланк Excel» — в номенклатуре по отмеченным позициям или в мастере по строкам сметы.
- В файле — наименования и цены. Заполните количество в жёлтых ячейках. Можно поправить цену и добавить свои строки.
- В мастере нажмите «Загрузить Excel». Система покажет, что распознала и что пропустила, — пока ничего не записано. «Перенести в смету», затем «Сохранить».
Скрытую колонку «Ключ» не трогайте: по ней система узнаёт позицию, даже если в файле поправили название. Строка без количества в смету не попадает и будет названа в списке пропущенных.
Предварительный клиент и проект
Смету можно считать, зная о клиенте только имя и телефон: позвонили, попросили КП — завели клиента и посчитали.
Когда КП выиграно, проект откроется, только если карточка клиента заполнена:
- юр. лицо — название компании и ИНН компании;
- физ. лицо — телефон и ИНН (ПИН) или номер паспорта.
Если не хватает, в КП висит жёлтая плашка «Карточка клиента не заполнена» — нажмите «Дозаполнить», выберите физ. или юр. лицо и внесите реквизиты.
Смета объекта без КП
Во вкладке объекта «Материалы» или «Работы» нажмите «Составить смету». Мастер тот же. Если по объекту уже есть факт, система предупредит: факт сверяется со сметой по наименованию и марке, и переименованная строка перестанет сходиться со своим фактом.
Дальше — АВР и факт по объекту.