АВР — сдача работ, смета → АВР → факт

Смета утверждается при выигранном КП и не меняется. Через месяцы работ заказчику сдаётся АВР — в нём объёмы «чуть больше, чуть меньше» сметы. Фактический расход сравнивается уже с АВР: сколько заказчик принял — против того, сколько купили и израсходовали.

Раздел появляется, только если модуль актов подключён компании.

Перед началом

• Смета объекта загружена: «Материалы» или «Работы» → «Загрузить смету». Это исходная смета, какой её подписал заказчик, — без доп. работ и без поправок по факту. По ней АВР будет строиться.
• Факт загружен (по желанию, его можно и позже): «Загрузить факт». Если в файле есть колонка «куплено» — система посчитает остаток и то, что уходит на склад.

Смета только сканом (РИК)

Если смета есть только на бумаге или сканом — например, локальная смета из РИК у объекта, который уже идёт, — «Загрузить смету» принимает и PDF или фото.

1. Выберите файл скана. Страницы лягут ровно сами, даже если скан на боку.
2. Система прочитает таблицу и проверит арифметику: в каждой строке количество × цена = сумма, сумма строк каждого раздела = «Итого по разделу», все строки = «Итого по смете».
3. Если всё сошлось — зелёная плашка и кнопка «Дальше — к загрузке сметы». Дальше обычный предпросмотр, как у файла Excel.
4. Если что-то не сошлось — система покажет строку с номером позиции и страницы. Исправьте числа по бумаге или нажмите «Прочитать заново» у страницы. Пока есть красное, смета не загрузится: иначе она разойдётся с подписанной.

Единицы РИК пересчитываются в единицы объекта: 0,216 × «100 м3 грунта» станет 21,6 м3, сумма строки не меняется.

Одна норма, повторённая по участкам трассы, в смете объекта — одна строка: шестнадцать позиций «Кабель до 35 кВ в проложенных трубах» (шифр Ц08-02-148-04) станут одной, количество и сумма сложатся. Номера позиций РИК остаются в марке («Ц08-02-148-04; поз. 18–33») — по ним строка находится на бумаге. Разные работы под одним шифром («Демонтаж лестниц» и «Устройство лестниц») и услуги по прейскуранту не сливаются.

Хвост сметы (накладные и сметная прибыль по видам работ, проценты по строкам) переносить не нужно. Система сверяет его сама и показывает одной строкой:

Позиции 2 336 057,75 + накладные и сметная прибыль 570 984,46 = ВСЕГО ПО СМЕТЕ 2 907 042,21 ✓

«ВСЕГО ПО СМЕТЕ» берётся то, что сходится с итогами по видам работ («Всего, стоимость монтажных / общестроительных / перевозки…»). Если на скане оно напечатано дважды с разницей в копейки (блок «справочно»), выбирается сходящееся. Если не сошлось ничего — страница перечитывается, а смета не загрузится, пока итог не подтвердится. В смете объекта накладные и прибыль — одна строка «Накладные расходы и сметная прибыль».

Транспорт, перевозка, доставка и спецтехника идут в работы, даже если в смете они стоят в разделе «Материалы»: на склад их не оприходовать. То же при загрузке Excel — если в файле нет своей колонки «Вид».

Если у клиента есть смета в Excel — лучше просить её: файл читается без распознавания.

Проверка ИИ при загрузке Excel

Файл Excel читается обычным разбором, а ИИ параллельно размечает его структуру: где шапка, какая колонка что значит (количество, цена за единицу, сумма строки — по смете и по факту), какие строки — разделы и итоги, что материал, а что работа. Цифры ИИ не трогает — они всегда из ячеек файла.

Колонки в файле. В предпросмотре видно, что из какой колонки взято: «E «Смета, итоговая цена» → сумма строки, смета; F «факт.» → сумма строки, факт». Сверьте с файлом глазами — это занимает секунду.

Если разбор и ИИ прочитали колонки по-разному, система сверяет оба варианта со строкой «итог» / «итого» / «всего» внизу таблицы и берёт тот, что с ней сходится. Итога в файле нет — появятся два варианта с суммами, и загрузить файл можно только после выбора. Добавьте в таблицу строку «Итого» — и выбирать не придётся.

Колонка, подписанная «Цена», но со суммами строк внутри, распознаётся по тому же итогу: в предупреждениях будет «колонка E прочитана как сумма строки».

• Зелёная строка «ИИ разметил файл так же» — всё в порядке.
• Жёлтый блок — разбор и ИИ разошлись. Например, «Монтаж кабеля» стоит среди материалов без заголовка раздела: разбор считает её материалом, ИИ — работой. Отметьте «Исправить вид строк по разметке ИИ» — суммы в предпросмотре пересчитаются. Не согласны — не отмечайте.
• Если ИИ видит позицию, которой нет в разборе, или наоборот, — посмотрите предупреждения ниже и сам файл: такие строки автоматически не меняются.

Налог объекта и итог объекта

У объекта есть налог: процент и как он считается — сверху (заказчик платит сумму сметы + налог) или в ценах (налог уже внутри сумм). Откуда он берётся:

• объект создан из КП — налог КП;
• в загруженной смете есть строка «Налоги» — ставка из неё, налог сверху;
• в шапке сметы, над таблицей, написано «Цены указаны с учётом налогов» — налог в ценах, сверху не добавляется; «без налога» — налог добавляется сверху. Ставка в этом случае — ставка компании («Финансы» → «Условия расчёта» → «Ставка налога компании»), она копируется в объект при загрузке. Если ставка у объекта уже стоит другая, система её не меняет, а предупреждает в предпросмотре;
• вручную — вкладка «Финансы» → «Условия расчёта» → «Налог объекта».

В смете РИК налога нет: «ВСЕГО ПО СМЕТЕ» — без налога, его ставят вручную.

Финансы объекта — вкладка «Финансы» карточки объекта, только руководству. Наверху четыре карточки:

• По смете — сумма сметы с налогом, как в договоре;
• Стоимость по АВР — принято заказчиком по подписанным актам;
• Затраты — материалы и работы по факту;
• Маржа — от суммы без налога: налог — не доход компании.

Ниже таблица только расшифровывает карточки: по разделам «Материалы» и «Работы» — смета без налога, принятое по АВР, затраты, маржа и её процент. Под итогом — налог и сумма с налогом: итог + налог = «По смете».

• Пока окончательного АВР нет, маржа считается от сметы, а принятое по промежуточным актам стоит рядом с долей от сметы. После окончательного АВР — от актов (скидка уже вычтена). Новый АВР открывается с налогом объекта.
• Затраты материалов — из файла факта (куплено, а где не указано — израсходовано) или по складу. Надбавка к цене из файла («× 1,04») входит в затраты.
• Затраты работ — факт работ из файла, это оплата бригадам.
• Если налог в ценах, а ставка не указана, маржа включает налог — экран предупредит и попросит указать ставку.

Все объекты сразу — раздел меню «Финансы по объектам» (только руководству): по каждому объекту выручка, затраты, маржа и её процент, с фильтрами по статусу и руководителю и сортировкой «сначала худшая маржа». Цифры те же, что во вкладке «Финансы» объекта. Итог честный: выручка складывается по всем выбранным объектам, а затраты и маржа — только по тем, где факт известен, и это подписано («по 2 из 3»). Пометки в строке подсказывают, что поправить: «факта нет», «налог не указан».

• «По месяцам» — переключатель над таблицей: выручка, затраты и маржа объектов, которые заканчиваются в этом месяце (срок в карточке объекта; без срока — дата начала). У строк файла факта нет дат, поэтому объект попадает в один месяц целиком.
• Excel — кнопка справа сверху: файл с теми же фильтрами, что на экране, два листа — «Объекты» и «По месяцам».

Как внести АВР

1. Карточка объекта → вкладка «Работы» → «Сформировать АВР из плана». Откроется черновик: все строки сметы — и материалы, и работы, по площадкам, с колонкой «по смете».
2. В каждой строке поставьте «по факту» — сколько принял заказчик.
   • Позицию не поставили — поставьте 0, а не удаляйте строку: в акте она останется «по смете 1 / по факту —», иначе отклонение пропадёт.
   • Позицию заменили (как ТМГ-160 на ТСЛ-160) — у старой 0, новую добавьте и нажмите значок примечания: напишите причину. В печатной форме она станет сноской.
3. Дополнительные работы и материалы — блок внизу: «Работа», «Материал» или «Из справочника работ». Это то, что делали вне сметы по указанию заказчика. Налог на них начисляется, скидка — нет.
4. Шапка акта:
   • номер — можно свой, например по договору («103»);
   • договор — номер и дата;
   • период работ;
   • налог — процент и как он считается: сверху (налог прибавляется к сумме) или включён в цены (уже внутри цен — тогда он только выделяется);
   • скидка подрядчика — суммой на весь акт или процентом;
   • «Окончательный» — включите, если это расчёт за весь объект: тогда в акте есть колонки «по смете» и «отклонение».
5. «Сохранить акт». Внизу окна — итоги той же арифметикой, что в печатной форме: к оплате, доп. работы, всего по акту.
6. PDF — печатная форма по образцу их акта: разделы материалов и работ, свод с налогом и скидкой, доп. работы, сумма прописью, подписи.
7. «Подписать» — делает тот, у кого есть право подписи (обычно собственник): подпись — это признание суммы.

Сдавать можно и частями — несколькими актами; система складывает подписанные.

Где что смотреть

• «Смета → АВР» (на вкладках «Работы» и «Материалы») — что заказчик принял больше или меньше сметы, построчно. Строка «не принято» — позицию сметы не приняли вовсе. «Не было в смете» — замена позиции, она в отклонении. Доп. работы стоят отдельно и в отклонение не входят.
• «АВР — факт» — таблица смета-факта, где база уже не смета, а принятое: АВР | куплено | израсходовано | остаток | ±.
  • остаток = куплено − израсходовано — это лежит и уходит на склад (кнопка «Оприходовать на склад»);
  • ± = израсходовано − принято: плюс — потратили больше, чем заказчик оплатил;
  • если в файле факта нет колонки «куплено», в ней стоит 0, а остаток не считается — загрузите файл с закупкой.
• Финансы объекта (только руководству) — вкладка «Финансы»: смета, АВР, затраты и маржа по разделам. Подробно — Налог объекта и итог объекта.
• Excel — у каждой таблицы: та же таблица файлом.

Факт на новых объектах — из накладных

На текущих объектах факт загружается файлом. На новых — закупкой: «Материалы» → «Закупка» → «Из сметы объекта». Отметьте строки сметы — наименование и количество «осталось закупить» подставятся сами, цену поставьте по накладной и приложите её фото. Тогда «куплено», остаток и склад считаются сами, а за каждым числом стоит документ.

Транспорт, накладные расходы и всё в «усл» закупкой не проходят — на складе их не бывает; такие затраты идут файлом факта.

Отметка «факт работ — затраты»

В разных файлах факта «работы» значат разное: где-то это оплата бригадам, где-то — выполненный объём по ценам сметы (а это выручка, не затраты). Поставьте отметку под результатом объекта, только если в файле факта работ — именно оплата бригадам. Тогда работы войдут в результат.

Допуск сверх сметы

Окончательный АВР почти всегда чуть больше сметы — это нормально. В пределах допуска (по умолчанию 5 %) акт подписывается обычным правом подписи; сверх допуска — только руководителем с правом «Подписывать сверх плана». Допуск меняет тот, у кого это право есть: строка над списком актов.

Правила, о которые спотыкаются

• Подписанный акт не правится. Ошибка исправляется отменой с комментарием и новым актом.
• Черновик — ещё не сдача. В «сдано» и в «смета → АВР» он не идёт.
• Объект не закроется без двух актов — остатков по материалам и выполненных работ.

Пример: акт Алтынкена

• Два акта, а не один:
  • основной договор — налог включён в цены, скидка 1,5 % процентом;
  • доп. соглашение (РЛНД-10/630, 17 и 6 шт) — отдельным актом, налог 4 % сверху, без скидки.
• Площадки (Чымбулак, Талды Булак) — это разделы: строки придут из сметы уже по площадкам.
• Изолятор ЛК-70/10: по смете 180, по факту в акте 140 — ставите 140.
• «Монтаж изоляторов ШС-10ЕД, ЛК-70/10» в акте — одна строка на две работы сметы. Поставьте объём в строку «Монтаж изоляторов ШС-10ЕД», а недостающее — примечанием.
• В скане акта нет таблицы материалов Талды Булака — возьмите её из бумажного оригинала.

Кто что может